Factinvo Gidsen
UBL staat voor Universal Business Language — een internationale, open standaard voor elektronische zakelijke documenten, waaronder facturen. Een UBL factuur is eigenlijk een XML-bestand met een vaste structuur, zodat systemen (boekhoudpakketten, ERP-systemen, overheidsportalen) de factuur automatisch kunnen inlezen zonder handmatig overtypen.
In tegenstelling tot een PDF — die voor mensen leesbaar is maar voor computers "blind" — bevat een UBL XML-bestand gestructureerde data: bedragen, BTW-codes, IBAN, factuurnummer, noem maar op. Een boekhoudsysteem pikt dit feilloos op en verwerkt het automatisch.
De meest gebruikte UBL-versie in Nederland is UBL 2.1, en de Nederlandse profielspecificatie heet NLCIUS (NL Core Invoice UBL Standard). NLCIUS is een uitbreiding op de Europese standaard EN 16931.
Factureert u aan een Nederlandse overheidsinstelling (Rijk, provincie, gemeente, waterschap of ZBO)? Dan bent u al verplicht om elektronisch te factureren via het Peppol-netwerk, in het NLCIUS-formaat. Dit geldt voor alle facturen boven de drempel van de Europese aanbestedingsrichtlijn.
Overheidsinstanties accepteren géén gewone PDF-facturen meer voor B2G-transacties. U moet uw factuur indienen via een gecertificeerde Peppol Access Point, of gebruikmaken van een platform dat dat voor u regelt.
Voor B2B-facturen is UBL in Nederland momenteel niet wettelijk verplicht. Echter, steeds meer grote bedrijven en inkoopplatformen eisen UBL of EDI-facturen van hun leveranciers. Verwacht wordt dat Nederland in 2026–2028 verplichte e-facturering voor B2B invoert, in lijn met de EU-richtlijn "ViDA" (VAT in the Digital Age).
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk voor elektronische uitwisseling van zakelijke documenten. Denk aan het als een "postbedrijf" voor XML-facturen: u stuurt uw UBL-factuur via een Peppol Access Point, en de ontvanger pakt hem op via zijn eigen Access Point.
| Begrip | Wat het betekent |
|---|---|
| UBL | Het XML-bestandsformaat voor de factuur |
| NLCIUS | De Nederlandse specificatie bovenop de EU-standaard (EN 16931) |
| Peppol BIS | Het internationale profiel voor Peppol-facturen (business interoperability specification) |
| Peppol Access Point | Gecertificeerde dienstverlener die uw factuur via het Peppol-netwerk verstuurt/ontvangt |
| PEPPOL-ID | Uniek adres binnen Peppol, gebaseerd op BTW-nummer of KvK-nummer |
Voor eenvoudige B2B-facturen buiten Peppol hoeft u zich geen zorgen te maken over Access Points. U maakt dan een UBL XML-bestand en stuurt dit als bijlage per e-mail, of uploadt het naar het inkoopportaal van uw klant.
Of u nu een PDF of een UBL factuur maakt: de inhoud moet voldoen aan de Nederlandse BTW-wetgeving (Wet op de omzetbelasting 1968). De verplichte velden zijn:
| Verplicht veld | Toelichting |
|---|---|
| Factuurdatum | Datum waarop de factuur wordt uitgereikt |
| Uniek factuurnummer | Opeenvolgend en uniek per administratie |
| BTW-identificatienummer leverancier | Uw eigen BTW-nummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) |
| BTW-identificatienummer afnemer | Verplicht bij intracommunautaire leveringen en bij diensten aan BTW-ondernemers |
| Naam en adres leverancier | Uw volledige bedrijfsnaam en vestigingsadres |
| Naam en adres afnemer | Volledige naam en adres van uw klant |
| Omschrijving prestatie | Wat u hebt geleverd (goederen of diensten), inclusief hoeveelheid |
| Maatstaf van heffing per BTW-tarief | Het bedrag exclusief BTW, per tarief |
| BTW-tarief | 21%, 9% of 0% |
| BTW-bedrag | Het verschuldigde BTW-bedrag per tarief |
| Totaalbedrag inclusief BTW | Het te betalen eindbedrag |
Nederland kent drie BTW-tarieven:
| Tarief | % | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Hoog tarief | 21% | Meeste goederen en diensten: software, adviesdiensten, kleding (volwassenen), elektronica, bouwdiensten |
| Laag tarief | 9% | Voedingsmiddelen, medicijnen, boeken (fysiek en digitaal), personenvervoer, agrarische producten, arbeidsintensieve diensten (kapper, schoenmaker) |
| Nultarief | 0% | Export buiten de EU, intracommunautaire leveringen, zeeschepen, internationale personenvervoer |
Ondernemers met een jaaromzet onder € 20.000 kunnen kiezen voor de KOR: vrijstelling van BTW-aangifte. Let op: u rekent dan geen BTW in rekening op uw facturen, maar u kunt ook geen BTW terugvragen. Vermeld op uw factuur: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968".
Doet u wél BTW-aangifte? Dan geeft u kwartaal of maandelijks uw verschuldigde BTW aan via de Belastingdienst. Uw UBL-facturen maken dit eenvoudiger: uw boekhoudpakket haalt de BTW-bedragen rechtstreeks uit het XML-bestand.
Veel ondernemers beginnen met een PDF-factuur en willen deze omzetten naar UBL. Er zijn twee scenario's:
De eenvoudigste aanpak: gebruik een tool die tegelijk een PDF én een UBL XML-bestand aanmaakt op basis van dezelfde invoer. U hoeft dan niets om te zetten — u genereert beide formaten in één stap.
Dit is precies wat Factinvo's gratis factuur generator doet: u vult uw gegevens in, en u downloadt een PDF én een UBL 2.1 XML-bestand (Peppol-compatibel).
Een PDF omzetten naar UBL is niet triviaal. PDF is een opmaakformaat zonder gestructureerde data. Er bestaan conversieprogramma's die via OCR (tekstherkenning) proberen de data te extraheren, maar de kwaliteit is wisselend. Voor professioneel gebruik is het beter om bij de bron een UBL-bestand te genereren in plaats van een PDF te converteren.
Hieronder de snelste manier om gratis een correcte UBL factuur te maken:
Ga naar factinvo.com/nl/. Geen registratie of account nodig.
Naam en adres leverancier, BTW-nummer, KvK-nummer (optioneel), IBAN-rekeningnummer, naam klant en adres.
Omschrijving van de dienst of het product, aantal, eenheidsprijs, en BTW-tarief (21%, 9% of 0%). De totalen worden automatisch berekend.
Klik op "PDF downloaden" voor een drukklare factuur, en op "UBL XML downloaden" voor het machineleesbare bestand. Beide zijn gegenereerd op basis van dezelfde gegevens.
Stuur de PDF per e-mail aan uw klant, en voeg het UBL XML-bestand toe als bijlage (of upload het in het inkoopportaal van uw klant). Voor Peppol-leveringen heeft u een Peppol Access Point nodig.
PDF + UBL 2.1 XML in één stap. Zonder registratie, gratis.
Open Factuur Generator →Het Nederlandse BTW-nummer heeft het formaat NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers, bijv. NL123456789B01. Het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) mag u niet verwarren met uw BTW-nummer. Controleer uw BTW-nummer via de Belastingdienst.
Een vage omschrijving zoals "diensten geleverd" voldoet niet. Beschrijf concreet wat u hebt geleverd: "Webdesign voor homepage en contactpagina, periode april 2025" is correct.
Digitale diensten aan consumenten vallen altijd onder 21%, niet onder 9% (ook al denken sommige ondernemers van wel). Controleer bij twijfel de BTW-tabel van de Belastingdienst.
Uw factuurnummers moeten uniek en logisch opvolgend zijn binnen uw administratie. U mag geen nummers overslaan of hergebruiken. Een formaat als 2025-001, 2025-002 is gebruikelijk.
Als u een UBL XML-bestand aanlevert voor Peppol of een overheidsinstelling, zorg dan dat het bestand voldoet aan de NLCIUS-specificatie. Gebruik een validator zoals de Peppol validator van Helger om uw bestand te controleren voordat u het verstuurt.
Veel klanten willen zowel de UBL XML (voor hun systemen) als de PDF (voor hun archief en visuele controle). Stuur altijd beide mee.